Conseils pour bien s’organiser en freelance

Lorsqu’on est indépendant, on est libre ! Plus personne n’est là pour nous guider, nous donner des contraintes : on devient notre propre chef. Pour ne pas se laisser déborder, et être sûr et de garder votre efficacité, voici 10 règles à suivre !

1. Se fixer des horaires de travail réguliers

Pour bien travailler, il est important d’avoir un vrai cadre de travail, avec des plages horaires réservées à votre activité.

Cela présente deux avantages :

Vos clients sauront quand vous joindre

Vous savez que vous avez vos moments à vous, et vos moments « boulot »

2. Aménager un vrai espace de travail dédié

Pour favoriser votre concentration, mais aussi votre facilité à séparer pro et perso, il est indispensable que vous disposiez d’un espace réservé au travail. Si vous avez l’envie et les moyens d’aller dans un espace de coworking, c’est parfait !

Si vous préférez travailler de chez vous, veillez à avoir un lieu où vous pouvez vous installer tranquillement, et dont vous pouvez fermer la porte lorsque votre journée se termine.

3. Rassembler les tâches similaires

Lorsque l’on démarre une nouvelle tâche, on a besoin d’un peu de temps pour se concentrer et entrer pleinement dedans. Pour éviter de refaire cette gymnastique du cerveau à chaque tâche, il est donc recommandé de regrouper les tâches similaires et de les enchaîner.

4. Se concentrer sur une seule chose à la fois

Aujourd’hui avec les messageries instantanées, les emails, le téléphone, le multi-tasking est à la mode. Pourtant, c’est l’ennemi de la productivité ! Astreignez-vous à ne rien commencer tant que vous n’avez pas terminé ce que vous êtes en train de faire. La méthode Pomodoro peut vous y aider : vous programmez une alarme pour travailler 25 minutes puis vous prenez une pause de 5 minutes, et ainsi de suite.

5. Identifier les moments de la journée plus productifs

Chacun a son propre rythme interne, et vous avez le luxe de pouvoir baser votre organisation de travail en fonction. Réfléchissez aux moments de la journée où vous vous sentez plus concentré.e, plus à même de travailler sur des choses qui demandent un plus gros effort intellectuel, et prenez l’habitude de planifier vos travaux les plus complexes dans ces moments-là !

6. Compter le temps que vous passez sur vos missions

Il est important que vous sachiez quel temps vous passez à faire quoi. Cela vous permettra de savoir si les chiffrages que vous transmettez à vos clients sont bien réalistes. Cela vous donnera l’opportunité également d’améliorer votre productivité.

Des outils gratuits comme Toggl vous offrent un « timer » à lancer quand vous démarrez votre tâche et à désactiver lorsque vous terminez. Bien sûr, cela ne fonctionne que si vous suivez le conseil 4 et ne faites qu’une chose à la fois.

7. Utiliser un outil de todo

Gérer de front l’administratif et plusieurs clients en parallèle demande de toujours de savoir où vous en êtes, ce que vous avez à faire et quelles sont les priorités. La recommandation : utiliser un outil de to do list comme Trello ou Wunderlist !

Ayez une colonne « À faire aujourd’hui », une colonne « À faire dans la semaine » et une colonne « À faire plus tard » et pensez à remplir les dates d’échéance. Chaque matin votre mission du jour sera bien plus claire !

8. Annoncer des deadlines réalistes aux clients

Lorsque vous vous engagez auprès d’un client sur une date de rendu, vous devez vous assurer de 2 choses :

Cette date vous laisse suffisamment de temps pour réaliser la mission, en parallèle des autres projets sur lesquels vous travaillez et du temps que vous aurez à passer sur l’administratif, la veille et la prospection

Vous prenez une marge de manœuvre, bien utile dans le cas où vous rencontrez un imprévu lié au projet, ou une urgence extérieure à ce projet

En définissant dès le départ une date réaliste, vous travaillerez donc dans la sérénité, et laisserez de la place aux impondérables.

9. Automatiser ce qui peut l’être

Certaines actions vous prennent du temps, alors qu’elles n’ont aucune valeur ajoutée : trier des mails, organiser des prises de RDV ou des réunions collectives, activer ou désactiver des fonctionnalités. Réfléchissez aux choses que vous faites, qui pourraient être réalisées en automatique !

Quelques idées :

Utiliser Youcanbookme pour que vos clients et partenaires fixent directement des rendez-vous dans votre calendrier, selon vos disponibilités

Créer des sondages Doodle pour connaître les disponibilités des différents participants de la réunion que vous devez organiser

Exploiter les fonctionnalités de tri de votre boîte mail

Programmer des règles automatiques sur vos outils de travail

10. Déconnectez-vous au maximum pendant vos vacances

Les vacances c’est sacré ! Faire des pauses régulières dans l’année vous permet de garder concentration et motivation. Faites en sorte d’être le moins possible sollicité.e, pour profiter au mieux et revenir détendu.e.

Pour cela :